《2023年公司(修訂)條例》(下稱「《修訂條例》」)將於2023年4月28日實施。《修訂條例》只適用於根據《公司條例》(第622章)或舊有《公司條例》成立及註冊的公司(即本地註冊成立的公司)。
根據《公司條例》第584條,公司可使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會上聆聽、發言及表決的任何科技,在2個或多於2個地方舉行成員大會。但《公司條例》沒有對公司以全虛擬方式,或以虛擬和實體混合模式舉行成員大會作出提述。
《修訂條例》旨在給予公司更大彈性,靈活舉行全虛擬或混合式成員大會。在符合公司本身的章程細則的條文下,公司可以下列方式舉行成員大會:
在實體場地舉行(即實體大會);
使用虛擬會議科技舉行(即全虛擬大會);或
同時在實體場地及使用虛擬會議科技舉行(即混合式大會)。
即使某公司現時的章程細則提述成員大會的一個或多個舉行地點,除非公司的章程細則明文阻止使用虛擬會議科技舉行成員大會,或規定成員大會僅可在實體場地舉行,否則該公司可以使用虛擬會議科技舉行成員大會而無須修改其章程細則。
《修訂條例》的要點包括:
(a) 加入虛擬會議科技的定義;
(b) 訂明向成員發出的或在網站上公布的成員大會通知,須指明(但不限於)舉行該大會的實體場地或用以舉行該大會的虛擬會議科技,或上述兩者;
(c) 訂明除非該公司的章程細則明文阻止使用虛擬會議科技舉行成員大會,或規定成員大會僅可在實體場地舉行,否則成員大會的通知可指明用以舉行該成員大會的虛擬會議科技;
(d) 列出舉行成員大會的方式;
(e) 釐清當公司的成員大會是在2個或多於2個實體場地舉行時,不論該成員大會是否亦使用虛擬會議科技舉行,該公司須使用任何科技,以容許該公司身處不同實體場地的成員,可在該成員大會上聆聽、發言及表決;及
(f) 訂明使用成員大會的通知所指明的虛擬會議科技出席該成員大會的人,須視為在席。
為配合《修訂條例》的實施,公司註冊處已發出《公司舉行虛擬或混合式成員大會的良好作業模式指引》。公司應選擇最適當的舉行成員大會的方式,除須根據法例及公司本身的章程細則的規定召開有效的會議之外,亦須考慮實體會議是否仍是最適當的方式,抑或是舉行全虛擬或混合式成員大會,更能促進與成員的溝通和盡量提高成員的參與程度。
以上資訊摘錄自公司註冊處網站。
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